Unternehmenswissen für KI vorbereiten: Welche Dokumente wirklich helfen
„Welche Preisliste gilt gerade?“ Eine einfache Frage. Im Ordner liegen aber drei Fassungen, eine davon heißt „final_neu“. Bevor eine KI daraus eine Antwort machen soll, muss jemand klären, welche davon verbindlich ist.
Womit ihr anfangen solltet
Wählt einen überschaubaren Bestand für eine konkrete Aufgabe. Klärt die gültige Fassung, prüft den ausgelesenen Inhalt und benennt eine Person, die Änderungen verantwortet. Eine größere Dokumentensammlung kann später dazukommen.
Erst die Arbeitsfrage, dann der Ordner
Für eine interne Wissenssuche muss niemand zuerst die gesamte Firmenablage aufräumen. Das wäre ein eigenes Projekt. Fangt bei einer Frage an, die häufig wiederkommt: Welche Unterlagen braucht der Vertrieb für ein Angebot? Wie läuft eine Reklamation ab? Wo steht die aktuelle Anleitung für die Zeiterfassung?
Sammelt die Quellen, mit denen eine Kollegin diese Frage heute beantworten würde. Wenn sie dafür jemanden anrufen muss, fehlt womöglich eine schriftliche Regel. Dann gehört diese Lücke auf den Tisch. Eine KI kann eine interne Entscheidung nicht ersetzen, nur weil sie einen plausiblen Text dazu schreiben kann.
Eine brauchbare Startsammlung enthält die freigegebene Anleitung und die dazugehörigen Ausnahmen. Entwürfe, alte Schulungsfolien und persönliche Notizen brauchen einen eigenen Umgang. Alles zusammen in die Suche zu geben macht die Frage nach der Verbindlichkeit unnötig schwer.
Vom Ordner zur nutzbaren Wissensquelle
Jeder Schritt löst eine andere Frage. Eine Datei ist erst dann geeignet, wenn Inhalt, Gültigkeit und Zugriff zusammenpassen.
- 01AuswählenWelche Dokumente beantworten den gewählten Arbeitsfall?
- 02KlärenWelche Fassung gilt, für wen und ab wann?
- 03Lesen prüfenKommen Text, Tabellen und Ausnahmen vollständig an?
- 04PflegenWer meldet Änderungen und prüft ihre Übernahme in die Suche?
Wichtig: Zugriffsrechte werden zusätzlich geprüft. Die Aufnahme in eine Wissensquelle ist keine Freigabe für alle Beschäftigten.
„Zuletzt geändert“ heißt noch nicht „gültig“
Ein neuer Zeitstempel kann durch eine kleine Korrektur entstehen. Die inhaltlich maßgebliche Fassung muss deshalb ausdrücklich erkennbar sein. Haltet fest, ab wann sie gilt, für welchen Bereich sie gedacht ist und wer sie freigegeben hat. Bei einem Vertrag gehört auch der Bezug zu seinen Anlagen dazu.
Ein vereinfachtes Beispiel: Eine allgemeine Preisliste gilt seit Oktober. Für einen bestimmten Kunden besteht noch eine abweichende Vereinbarung. Beide Dokumente sind aktuell. Eine Suche nach „Preis für diesen Kunden“ braucht den Kundenbezug und den Geltungsbereich, sonst fehlt die entscheidende Unterscheidung.
Solche Angaben nennt man Metadaten: Informationen über das Dokument. Sie können als Felder in der Ablage stehen und sollten, wo sinnvoll, auch im Dokument sichtbar sein. Microsoft beschreibt für selbst aufgebaute RAG-Systeme, wie zusätzliche Metadaten zur Suche und Filterung verwendet werden können. Welche Felder tatsächlich berücksichtigt werden, hängt von der Umsetzung ab. Ein zusätzliches Feld in SharePoint oder im CRM allein garantiert das nicht. Quelle: Microsoft, Aufbereitung und Metadaten für RAG.
Prüft, was aus dem PDF herauskommt
Ein PDF kann für Menschen wunderbar lesbar sein und beim Auslesen wichtige Zusammenhänge verlieren. Nehmt deshalb ein paar typische Dateien und lasst euch zeigen, welchen Inhalt das gewählte System daraus verarbeitet. Bei einer Preistabelle müssen Betrag, Einheit und zugehörige Leistung zusammenbleiben. Eine Fußnote mit einer Ausnahme darf nicht unbemerkt verschwinden.
Bei eingescannten Unterlagen prüft ihr die Texterkennung an kritischen Stellen: Kundennummern, Dezimalstellen, Fristen. Enthält eine Grafik die eigentliche Anleitung, braucht ihr eine Verarbeitung, die diesen Inhalt erfasst, oder eine geprüfte Textfassung dazu. Ein erfolgreicher Upload beantwortet diese Fragen noch nicht.
Viele Wissensassistenten suchen passende Textabschnitte und geben diese an ein Sprachmodell weiter. Das wird häufig RAG genannt. Dabei zählt der Zusammenhang: Wird eine Ausnahme von der Regel getrennt, kann der gefundene Abschnitt allein unvollständig sein. Microsoft weist in seiner Dokumentation zum Aufteilen von Dokumenten auf fehlenden Kontext bei zu kleinen Abschnitten hin und beschreibt die Aufbereitung von Tabellen und Überschriften. Wie euer System damit umgeht, sollte der Anbieter an euren Dokumenten zeigen. Quelle: Microsoft, Dokumente in Abschnitte aufteilen.
Wer kümmert sich um die nächste Änderung?
Die Anleitung ist vorbereitet, die Suche funktioniert. Zwei Wochen später ändert sich der Ablauf. Spätestens jetzt braucht die Wissensquelle einen Verantwortlichen: Wer aktualisiert das Original? Wer kennzeichnet die alte Fassung? Und wer kontrolliert, ob die Suche die Änderung übernommen hat?
Fragt den Anbieter getrennt nach Änderungen, Löschungen und entzogenen Rechten. Lasst euch die jeweiligen Aktualisierungswege und mögliche Verzögerungen nennen. Das ist keine technische Nebensache. Wer eine Datei entfernt, erwartet, dass ihre Inhalte auch aus der Wissenssuche verschwinden.
Dass dies eigens umgesetzt werden muss, zeigt ein konkretes Beispiel aus Azure AI Search: Bei Indexern für Azure Storage beschreibt Microsoft eine automatische Erkennung von Änderungen, während für Löschungen eine gesonderte Strategie nötig ist. Diese Aussage gilt für die dort beschriebene Anbindung; andere Produkte können anders arbeiten. Quelle: Microsoft, Änderungen und Löschungen im Suchindex.
Ein sinnvoller Anfang für ein kleines Team
Nehmt einen Arbeitsfall und die dafür nötigen Unterlagen. Geht sie mit der Person durch, die fachlich dafür zuständig ist. Für jede Quelle solltet ihr anschließend sagen können: Das ist die gültige Fassung, diese Menschen dürfen sie sehen, und hier wird eine Änderung gepflegt. Unklare Dokumente bleiben bis zur Klärung außerhalb dieser Startsammlung.
Danach prüft ihr die Antworten an echten Arbeitsfragen. Wie sich dafür geeignete Fälle zusammenstellen lassen, steht im Beitrag zum Testen eines KI-Piloten. Wenn das Wissen über E-Mail, Ablage und Kundensystem verteilt ist, hilft der Leitfaden zur Anbindung von Outlook, Gmail und CRM bei der Planung.
Die erste Sammlung darf klein sein. Entscheidend ist, dass ihr sie erklären und pflegen könnt. Dann lässt sich gezielt erweitern: um die nächste Anleitung, einen weiteren Bereich oder eine zusätzliche Quelle.