Unsere Projekte /
Case Studies
Antrags-Triage fürs Maklerbüro
Das Vorhaben
Eine lauffähige Eigenentwicklung, die den gemeinsamen Posteingang eines Maklerbüros automatisch sortiert: eingehende Mails werden klassifiziert, Kerndaten extrahiert und als Vorgang plus Antwortentwurf vorbereitet. Grundlage für Pilotprojekte bei Versicherungsmaklern.
Die Herausforderung
In kleinen Maklerbüros landen 30–80 Mails täglich gemischt im selben Postfach – Anträge, Schäden, Rückfragen, Versicherer-Post. Das Vorsortieren bindet vor der eigentlichen Arbeit 1–2 Stunden pro Tag bei wenigen Personen.
Die Umsetzung
- Posteingang-Trigger:Neue Mails im gemeinsamen Postfach werden über Microsoft Graph / IMAP erfasst – inklusive Anhängen.
- Klassifikation:Azure OpenAI / GPT-4 ordnet jede Mail einer Kategorie zu (Antrag, Schaden, Rückfrage, Versicherer) und vergibt eine Priorität.
- Extraktion:Kerndaten wie Mandant, Sparte und Vorgangsnummer werden ausgelesen und strukturiert – unsichere Werte werden markiert statt still übernommen.
- Vorgang & Antwort:Ein Eintrag fürs Maklerverwaltungsprogramm und ein Antwortentwurf werden vorbereitet – der Mensch gibt frei.
Kontrollierter Copilot-Rollout in Microsoft 365
Das Vorhaben
Microsoft Copilot sollte nicht als Big-Bang eingeführt werden, sondern kontrolliert: erst Daten und Berechtigungen aufräumen, dann Nutzer befähigen, danach schrittweise ausrollen und mit passenden Copilot Agents erweitern.
Die Herausforderung
Gewachsene SharePoint-Strukturen, uneinheitliche Ablagen und unklare Berechtigungen hätten dazu geführt, dass Copilot falsche, veraltete oder zu sensible Informationen sichtbar macht.
Die Umsetzung
- SharePoint-Aufräumarbeiten:Prüfung von Sites, Bibliotheken, Berechtigungen und Altlasten. Ziel: klare Ablagestrukturen, nachvollziehbare Freigaben und weniger Datenmüll vor dem Copilot-Start.
- Copilot-Workshop:Praxisnaher Workshop zur Nutzung von Microsoft Copilot: sinnvolle Prompts, typische Use Cases, Grenzen, Datenschutz und interne Spielregeln.
- Kontrollierter Rollout:Ein Pilotkreis startet zuerst. Feedback, Risiken und produktive Szenarien werden ausgewertet, bevor Copilot breiter im Unternehmen eingeführt wird.
- Copilot Agents:Aufbau erster Copilot Agents für wiederkehrende Aufgaben, interne Wissensabfragen und Prozessunterstützung - mit sauber definierten Quellen und Verantwortlichkeiten.
Cloud-Transformation: Handwerk 4.0
Das Vorhaben
Digitalisierung eines traditionellen Handwerksunternehmens zur Ablösung lokaler Server-Abhängigkeiten. Ziel war die Schaffung von Remote-Arbeitsplätzen für Home-Office sowie der Echtzeit-Datenzugriff direkt auf Baustellen.
Die Herausforderung
Die kritische Branchensoftware lief ausschließlich lokal, Daten lagen isoliert auf einem NAS. Es gab keine native Cloud-Anbindung, was die Flexibilität massiv einschränkte.
Die Umsetzung
- Identity & Security:Vollständige Nutzerverwaltung über Entra ID und Geräte-Management via Intune. Aktivierung von MFA und Bitlocker für maximale Sicherheit.
- Migration:Umzug der E-Mails zu Exchange Online und Migration der NAS-Daten zu SharePoint.
- App-Modernisierung:Umstellung der lokalen Hauptsoftware auf eine native Cloud-App-Lösung.
- Mobile Work:Anbindung von Tablets via OneDrive für direkten Foto-/Video-Upload von der Baustelle und Kommunikation via Teams.
KI-Automatisierung: Baustellenbericht per Sprachnachricht
Das Vorhaben
Automatische Erstellung strukturierter Baustellenberichte aus WhatsApp-Sprachnachrichten – unabhängig davon, in welcher Sprache der Mitarbeiter spricht. Ziel war die vollständige Eliminierung manueller Nachbearbeitung auf der Büroebene.
Die Herausforderung
Mitarbeiter auf Baustellen – darunter viele mit Deutsch als Zweitsprache – dokumentierten Fortschritte und Probleme kaum oder gar nicht. Sprachbarrieren, fehlende Zeit und unklare Prozesse führten zu lückenhafter Dokumentation und Rückfragen.
Die Umsetzung
- WhatsApp-Eingang:Mitarbeiter schicken eine Sprachnachricht auf WhatsApp – in ihrer Muttersprache (z. B. Türkisch, Rumänisch, Arabisch, Englisch).
- Transkription & Übersetzung:Die Audiodatei wird automatisch per OpenAI Whisper transkribiert und anschließend ins Deutsche übersetzt.
- KI-Strukturierung:GPT-4o extrahiert aus dem Rohtext die relevanten Informationen: Baustelle, Tätigkeit, Fortschritt, Probleme, nächste Schritte.
- Bericht-Ausgabe:Der fertige Baustellenbericht wird automatisch als Word-Dokument in SharePoint abgelegt und per E-Mail an den Projektleiter zugestellt – ohne manuellen Aufwand.